Règlement Intérieur – Modifié et approuvé en AG au 6 octobre 2021

Règlement intérieur de l’association Sos Boubous

Ce règlement intérieur complète et précise les statuts de l’association Sos Boubous. Il s’applique obligatoirement à l’ensemble des membres ainsi qu’à chaque nouvel adhérent. Il est disponible au siège de l’association et une copie doit être remise à chaque adhérent qui en fait la demande gratuitement par mail ou moyennant une participation aux frais de reprographie d’un montant de 2€.

Les dispositions du présent règlement doivent être interprétées à la lumière des statuts. En cas d’ambiguïté ou de contradiction, les statuts s’appliquent par priorité sur le règlement intérieur.

Le présent règlement précise le fonctionnement interne et externe de l’association. Il concerne notamment :

• Titre I : Adhésion à l’association
• Titre II : Institutions de l’association
  (assemblées générales, commissions, collèges et autres organes)
• Titre III Attributions des organes dirigeants
• Titres IV Charte du bénévole
  
• Titre V Charte des usagers
  
• Titre VI Règlement financier
  
• Titre VII Dispositions diverses
  

Titre I : Adhésion à l’association

Article 1– Admission de membres nouveaux

L’adhésion à l’association est libre pour toutes les personnes qui souhaitent participer à la réalisation de son objet, sous réserve d’acquitter la cotisation prévue à l’article 6 des statuts de l’association.

Article 2 – Refus d’admission

L’association se réserve le droit de refuser la demande d’adhésion, sans avoir à motiver sa décision.

Article 3- Catégorie de membre –Composition

Parmi ses membres, l’association Sos Boubous distingue les catégories suivantes :

– Membres d’honneur ;
– Membres de droits [membres fondateurs et administrateurs]

– Membres adhérents ;

Article3.1 Les membres d’honneur et membres de droits

Les fondateurs soussignés de l’association sont membres de droits ainsi que les administrateurs.

Les membres d’honneur sont désignés par le bureau du Conseil d’Administration. Ils sont dispensés de cotisation annuelle (sauf s’ils en décident autrement) mais ils doivent acquitter le prix des services rendus par l’association. Lorsqu’ils s’engagent dans les activités de l’association, les membres d’honneur assurent bénévolement leurs fonctions.

Ils disposent d’un droit de vote consultatif en assemblée générale des adhérents.

Les membres de droit ont un droit de vote délibératif.

Article 3.2 Les membres adhérents

Toute personne souhaitant utiliser les produits/services de l’association doit y adhérer en tant que membre actif, membre adoptant ou membre bienfaiteur et acquitter la cotisation annuelle en vigueur au moment de leur adhésion.

Article 4 – Cotisation et tarifs

4.1 Adhésion à l’association

Les membres d’honneur et les dirigeants bénévoles en exercice ne paient pas de cotisation (sauf s’ils en décident autrement).

Les membres adhérents doivent s’acquitter d’une cotisation annuelle.

Le montant de celle-ci est fixé chaque année par le conseil d’administration..

Le versement de la cotisation doit être établi par chèque à l’ordre de l’association, virement ou espèce et effectué au plus tard le 31 décembre de l’exercice en cours.

Toute cotisation versée à l’association est définitivement acquise. Aucun remboursement de cotisation ne peut être exigé en cas de démission, d’exclusion, ou de décès d’un membre en cours d’année.

4.2 Prix des services rendus par l’association à ses usagers

Il est fixé chaque année lors de l’assemblée générale sur proposition du Conseil d’Administration. Nul usager ne peut être dispensé du paiement du prix. Toutefois, le bureau peut accorder des remises sur le prix ou octroyer des délais de paiement, si la situation de l’adhérent l’exige.

Article 5– Conséquences de l’adhésion : droits des adhérents

Ces droits pourront être développés dans la charte du bénévole.

Article 6 – Protection de la vie privée des adhérents – Fichiers

Les adhérents sont informés que l’association met en œuvre un traitement automatisé des informations nominatives les concernant.

Ce fichier est à l’usage exclusif de l’association ; il présente un caractère obligatoire . L’association s’engage à ne pas publier ces données nominatives sur Internet.

Les informations recueillies sont nécessaires pour à l’adhésion. Elles font l’objet d’un traitement informatique et sont destinées au secrétariat de l’association. Elles peuvent donner lieu à l’exercice du droit d’accès et de rectification selon les dispositions de la loi du 6 janvier 1978. Pour exercer ce droit et obtenir communication des informations le concernant, l’adhérent s’adressera au siège de l’association.

Article 7– Conséquences de l’adhésion : Obligations des adhérents

L’adhésion à l’association Sos Boubous, à quel titre que ce soit, entraîne pleine et entière acceptation des statuts et du présent règlement intérieur.

Article 8 – Démission

Conformément à l’article 8 des statuts, le membre démissionnaire devra adresser sous lettre recommandée avec AR sa démission au Président en exercice.

Le membre démissionnaire ne peut prétendre à une quelconque indemnité.

Titre II : Institutions de l’association
(assemblées générales, organes de décision et de contrôle, commissions, collèges et comités consultatifs)

Article 9 – Assemblée générale ordinaire

9.1 Convocation

Conformément à l’article 18 des statuts de l’association, l’assemblée générale ordinaire se réunit 1fois par an sur convocation du président ou à la demande du quart des membres.

Seuls les membres à jour de leur cotisation à la date de l’AG sont autorisés à participer/voter à l’assemblée.

Ils sont convoqués suivant la procédure suivante : courrier ou mail avec accusé de lecture au moins quinze jours à l’avance.

9.2 Ordre du jour

Les auteurs de la convocation rédigent un ordre du jour communiqué aux adhérents en même temps que la convocation. Seules les questions inscrites à l’ordre du jour peuvent être valablement évoquées en assemblée, à l’exception de la révocation des dirigeants qui peut intervenir à tout moment.

9.3 Quorum et vote

Compte tenu de la répartition géographique de ses membres, les décisions sont prises à la majorité des membres présents ou représentés par un des membres du Conseil d’Administration.

Le vote des résolutions s’effectue à main levée.

9.4 Décisions
L’assemblée générale élit les administrateurs membres du CA, ou tout autre organe exerçant les fonctions dirigeantes. Elle se prononce notamment sur le rapport annuel des dirigeants, les comptes/le budget de l’association.

Article 10 – Assemblée générale extraordinaire

10.1 Convocation

Les membres de l’association seront convoqués selon la procédure suivante :

courrier ou mail avec accusé de lecture au moins quinze jours à l’avance.

10.2 Décisions

Conformément à l’article 21 des statuts de l’association, une assemblée générale extraordinaire doit être convoquée en cas de situation financière difficile, conclusion d’un emprunt bancaire, et toute circonstance ayant des répercutions importantes sur la vie de l’association exigeant de facto l’approbation de ses membres. Elle ser réuni sur convocation du président ou à la demande écrite d’au moins un tiers des membres.

10.3 Quorum et vote

L’assemblée générale extraordinaire doit comprendre au moins la moitié plus un des membres ayant le droit de vote.

Si le quorum n’est pas atteint, elle est convoquée à nouveau à 15 jours d’intervalle minimum et pourra délibérer quelque soit le nombre des membres présents.

Le vote se déroule selon les modalités suivantes : a main levée sauf si le quart au moins des membres présents exigent le vote secret.

Les votes par procuration ou par correspondance sont interdits.

Titre III

Attributions des organes dirigeants
(fonctions-clés et tâches fondamentales)

Article 11 –Organes dirigeants et attributions

L’association Sos Boubous est composée d’un Conseil d’Administration composé de membres qui élisent un bureau comprenant un président, un trésorier et un secrétaire et leurs adjoints.

L’Assemblée Générale prend les décisions les plus importantes et valide le travail du bureau.

Article 12 – Fonction opérationnelle,

Le président assure la direction opérationnelle de l’association. Il dispose à cet effet de tout pouvoir pour notamment :

• organiser la pratique des activités, en mobilisant les ressources de l’association,

• sécuriser les conditions d’exercice (notamment en interrompant les activités dès lors que les conditions de sécurité ne seraient pas réunies).

• sélectionner les bouviers suisses pris en charge,

• organiser l’engagement des bénévoles.

Le président représente l’association tant à l’égard des pouvoirs publics qu’auprès des partenaires privés.

Le président négocie et conclue tous les engagements de l’association et d’une manière générale, agit au nom de l’organisme en toutes circonstances, sous réserve du respect des statuts et des décisions souveraines de l’assemblée générale.

Article 13 – Fonction financière

Le Trésorier veille au respect des grands équilibres financiers de l’association, en maîtrisant les dépenses, assurant un flux de recettes internes et externes suffisant et en fixant des tarifs équilibrés. Il assure ou fait assurer par les ressources bénévoles, salariées ou externes de l’association, les taches suivantes :

• Le suivi des dépenses et des comptes bancaires ;

• La préparation et le suivi du budget ;

• Les remboursements de frais et les paiements aux fournisseurs ;

• La transparence du fonctionnement financier envers l’assemblée générale ;

• Les demandes de subventions ;

• L’établissement de la comptabilité.

Les membres du bureau, établissent chaque année le budget et fixent les tarifs, au vu des coûts de l’association et de ses recettes, dans le respect des grands équilibres financiers.

Les tarifs sont validés par l’assemblée générale (en même temps que le budget).

Article 14 – Fonction administrative

Le secrétaire veille au respect de la réglementation tant interne qu’externe. Il assure ou fait assurer par les ressources bénévoles, salariées ou externes de l’association, les taches suivantes :

• La convocation et le bon déroulement de l’AG (convocation, comptes rendus) ;
• La bonne circulation des informations à destination des adhérents ;
• L’archivage de tous les documents juridiques et comptables de l’association ;
• Les déclarations en préfecture (création, certaines modifications statutaires, changement de dirigeants, acquisition d’un immeuble, dissolution) ;
• Les publications au journal officiel  ;
• La tenue du registre spécial  ;
• Le dépôt des comptes de résultat, bilan, rapport d’activité et conventions en préfecture dès lors que le financement par les autorités administratives dépasse 153 000 € (L. du 12 avril 2000, D. du 6 juin 2001) ;
• Dans les communes de plus de 3 500 habitants, le dépôt en mairie d’un bilan certifié conforme si l’association reçoit de la commune une subvention supérieure à 76 300 € ou représentant plus de 50 % de son budget.

Article 15 – Fonctionnement des organes dirigeants

15.1 Le conseil d’administration

Désignation – Composition
Il est composé de 3 à 6 membres élus par l’assemblée générale en son sein. Les candidats doivent déclarer formellement leur volonté.

Le mandat des administrateurs est d’une durée de cinq ans. Il est renouvelable.

Attribution
Le Conseil est investi, d’une manière générale, des pouvoirs les plus étendus dans les limites des buts de l’association et dans le cadre des résolutions adoptées par les assemblées générales.

Réunion – décisions – votes
Ses modalités de fonctionnement sont les suivantes :

• Convocation écrite par le président ou demande d’au moins la moitié des membres chaque fois que l’intérêt de l’association l’exige et au moins 1 fois par semestre.

15.2 – Le bureau

Composition – Désignation
Il est composé de 3 à 6 membres dont :

un président,
un vice-président ,
un trésorier et éventuellement un trésorier-adjoint,
un secrétaire et éventuellement un secrétaire-adjoint.

Les membres du bureau sont élus au sein du conseil d’administration, à bulletin secret.

Les fonctions de président et de trésorier sont interdites aux mineurs. Les candidats doivent déclarer formellement leur volonté.

Fonctions

Les membres du bureau prennent en charge les trois fonctions opérationnelles de l’association . Ils disposent à cet effet des pleins pouvoirs, notamment pour engager juridiquement l’association et la représenter en justice, dans le respect des dispositions statutaires.

L’association donne tous les moyens aux dirigeants pour mener à bien leurs taches, y compris le recours à la sous-traitance ou la collecte d’avis d’experts.

Les membres du bureau disposent des pleins pouvoirs pour conduire les chantiers et activités de l’association et engager à cet effet les différentes ressources de l’association.
Les membres du bureau veillent au bien-être des bénévoles, à la satisfaction des usagers, aux respects des grands équilibres financiers et à la sécurité de toutes les parties prenantes.

Décisions

Les modalités de fonctionnement du Bureau sont les suivantes : le bureau se réunit chaque fois que l’intérêt de l’association l’exige et à minima 1 fois par an. Les questions courantes peuvent être traitées par email groupé. Les décisions sont prise à la majorité avec voix prépondérante du président en cas d’égalité.

Titre IV Charte des bénévoles

(droits et obligations)

La charte du bénévole matérialise un engagement Moral.

Un bénévole est une personne qui va donner de son temps, de ses compétences, de ses expériences, de ses savoirs de façon gratuite et volontaire prenant appui sur des motivations et des options personnelles. Il ou elle est motivé(e) pour transmettre un savoir.

Etre bénévole, c’est :

• Intégrer une équipe pour réaliser un objectif commun,

• Echanger des idées, des expériences,

• Une implication et un engagement personnels,

• Etre actif dans une action.

Le bénévole s’engage, après avoir adhéré à l’association et signé la « charte du bénévolat », à en respecter les termes et l’objet.

Le bénévole ne peut prétendre à une rémunération, l’association ne versera pas de rétribution en nature ou sous quelques autres formes que ce soit.

Quand vous vous engagez, l’association s’engage aussi !

L’association s’engage.

• A vous accueillir et vous considérer comme un collaborateur à part entière.

• A vous confier des activités en regard de vos compétences, vos motivations et vos disponibilités.

• A définir les missions, responsabilités et activités de chaque bénévole.

•  A assurer votre intégration et formation par les moyens nécessaires et adaptés à la taille de l’Association.

• A vous aider à vous insérer et à vous épanouir au sein de l’équipe

• A vous accompagner tout au long de votre « projet  » pour l’association.

• A vous dédommager des frais que vous engagez dans le cadre de votre activité *

 *   Cela dépendra des ressources de l’association et en accord réciproque entre le bénévole et les membres du bureau. Non considérées comme une rémunération, les sommes reçues à ce titre ne sont d’ailleurs ni imposable, ni soumise à cotisation. Pour obtenir le remboursement des frais, vous devez remettre à l’association une pièce justifiant la dépense (facture par exemple) accompagnée d’une note de frais précisant son origine, signée par vous et approuvée par un responsable de l’association. Ces documents sont indispensables en cas de contrôle fiscal ou de l’Urssaf. Gardez-en une copie. Le remboursement s’effectue sur la base de la dépense réelle.

Le bénévole s’engage.

•  A accepter les principes de l’association et à se conformer à ses objectifs.

• A assurer de façon sérieuse et efficace sa mission et son activité, sur la base des horaires et disponibilités choisis conjointement et après une période d’essai et de prévenir en cas d’empêchement les dirigeants de l’association pour que ceux-ci puissent pourvoir à son remplacement.

• A collaborer avec les autres acteurs de l’Association (dirigeants, salariés et autres bénévoles).

• A Respecter la personnalité d’autrui et collaborer dans un esprit de compréhension mutuelle avec les autres bénévoles, stagiaires et salariés.

• A suivre les formations proposées.

• A ne pas outrepasser ses compétences : se tenir à la mission confiée.

• A ne pas parler au nom de l’association au travers des forums ou autres.

• A contenir ses opinions politiques et raciales lors de conversations.

• A consulter la présidence avant toutes prises d’initiatives.

En proposant votre collaboration bénévole à l’association, vous vous engagez d’après vos souhaits et les besoins de l’association.

A titre d’exemple : Vous avez des connaissances en informatique, et vous avez un emploi du temps qui vous permet des plages horaires libres, vous pouvez dans ce cas venir à l’association, et ensemble nous réaliserons un emploi du temps adapté aux attentes de chacun.

Action et travail au sein de l’association :

Ceci implique un certain nombre de règles morales, légales et déontologiques auxquelles le bénévole est tenu.

a)      Toute action menée au nom de l’association devra être préalablement validée par un responsable.

b)      Le résultat de ces actions (documents, contacts, production informatique…etc..) sont la propriété exclusive de l’association et doivent être, à tout moment, à la disponibilité des responsables.

c)      Le travail produit à titre bénévole étant assimilé à un don de temps et de compétence, le bénévole ne doit, ni ne peut, revendiquer, emporter, diffuser…etc… en son nom ce qui à été produit pour le fonctionnement de l’association.

d)      Le travail fait ou diffusé sur internet doit impérativement être validé par un responsable.

e)      Le travail produit doit correspondre aux besoins et aux objectifs de l’association. La validation d’un travail est faite sous l’autorité exclusive d’un responsable.

Les règles édictées ci-dessus ne sont pas exhaustives elles découlent du bon sens, du respect et du savoir vivre.

L’Association et le Bénévole conservent le droit d’interrompre leur collaboration mais en respectant un délai de prévenance raisonnable. 

Expression d’une démarche volontaire en direction d’autrui, le bénévolat est, au delà d’un mode de relation interpersonnelle, un acte de solidarité.

Titre V Charte des usagers

(droits et obligations)

Article 16 – Locaux

Il est interdit de fumer dans les locaux de l’association ainsi que d’y introduire des boissons alcoolisées.

Dans tous les locaux utilisés par l’association, les adhérents doivent se conformer aux règles et usages locaux et veiller à la bonne occupation des lieux.

Article 17 – Pratique des activités

Les activités se déroulent sous la responsabilité des bénévoles de l’association. Ils ont seuls autorité pour animer et mettre fin aux activités, s’ils estiment que les conditions de sécurité ne sont pas réunies. Ils peuvent notamment exclure/interdire l’accès à tout usager ne respectant pas les horaires/tenues vestimentaires/équipement de sécurité/dont le comportement est contraire aux règles de sécurité en vigueur dans l’association/ne produisant pas les certificats médicaux d’aptitude à la pratique des activités.

Les activités de l’association se déroulent dans le cadre d’un programme arrêté par le bureau. Toute utilisation des locaux/matériel de l’association en dehors des horaires prévus est strictement prohibée.

Article 18 – Engagement des usagers

Les usagers sont tenus en toutes circonstances de se conformer aux consignes des préposés de l’association, bénévoles ou salariés.

À défaut, la responsabilité de l’association est dégagée.

Article 19 – Sanctions disciplinaires

Avertissement

Lorsque les circonstances l’exigent, l’association peut délivrer un avertissement à l’encontre d’un adhérent qui ne respecterai pas les règles établies, aurait une attitude portant préjudice à l’association, ou commettrai des fautes intentionnelles .

Celui-ci doit être prononcé par le conseil d’administration à une majorité de voix, seulement après avoir entendu les explications du membre contre lequel une procédure d’avertissement est engagée, celle-ci pouvant se faire assister par un membre de l’association de son choix.

Si l’avertissement est prononcé, une procédure d’appel est autorisée auprès du Conseil d’Administration par lettre recommandée et ce dans un délai de 15 jours à compter de la date de réception de la lettre notifiant l’avertissement.

Exclusion

Selon la procédure définie à l’article 8 des statuts de l’association Sos Boubous, seuls les cas d‘ attitude portant préjudice à l’association, fautes intentionnelles graves ou refus du paiement de la cotisation annuelle peuvent déclencher une procédure d’exclusion.

Celle-ci doit être prononcée par le conseil d’administration à une majorité de voix, seulement après avoir entendu les explications du membre contre lequel une procédure d’exclusion est engagée. La personne contre laquelle une procédure d’exclusion est engagée peut se faire assister par un membre de l’association de son choix.

Si l’exclusion est prononcée, une procédure d’appel est autorisée auprès du conseil d’administration par lettre recommandée et ce dans un délai de 15 jours à compter de la date de réception de la lettre notifiant l’exclusion.

Titre VI Réglementation financière

Quelques dispositions concernant les principaux aspects du fonctionnement financier seront utiles à toutes les associations. Elles concernent :

• Le suivi des dépenses, des comptes bancaires et des instruments de paiement ;

• Les relations financières en interne et avec les tiers.

Article 20 – modalités d’engagement des dépenses

Le trésorier et le président peuvent librement effectuer seuls pour le compte de l’association toutes les dépenses utiles à la réalisation de l’objet statutaire. Toutefois pour les engagements dont le montant excède 1.000 €, un document écrit devra attester l’opération. Il sera visé par le président et par le Trésorier.

Article 21 – Instruments de paiement

Le carnet de chèque de l’association est détenu par le Trésorier.

Les codes d’accès bancaire sont détenus par le Président et le Trésorier.

Les virements internationaux sont réalisés par le Président ou le Trésorier.

Article 22 – délégations de signature

Seuls le président et le trésorier ont la signature pour faire fonctionner le compte bancaire.

Article 23 – modalités de remboursements des frais

Les frais justifiés par l’activité réelle du bénévole, dûment missionné par l’association sont remboursés sur présentation des pièces justificatives.

Pour les frais de déplacement automobile, les limites de remboursement ne peuvent excéder celles fixées par l’administration fiscale lorsque la personne concernée veut en faire don à l’association, par contre, ils ne seront remboursés, sur demande, que sur les bases fixées par MAPPY. En effet, il nous est arrivé de n’avoir pas assez de trésorerie pour effectuer des remboursements kilométriques sur les bases fixées par l’administration fiscale. C’est à cet effet que nous avons modifié l’attestation d’avance de frais jointe au présent règlement intérieur.

Les remboursements des produits et services payés pour le compte de l’association par le bénévole ne subissent pas d’autres limitations que celles qui s’imposent à l’association si elle les avait payés directement.

Tous les frais doivent faire l’objet d’un enregistrement permettant d’identifier clairement le bénévole, sa mission et la nature des frais engagés .

Article 24 – Contrôles et données informatiques

Le trésorier contrôle les factures des fournisseurs et vérifie la conformité des factures reçues, en fonction des décisions prises par le bureau dans le cadre des activités de l’association.

Les factures sont numérotées par année civile et ordre d’arrivée et classées.

Le Trésorier fait une sauvegarde mensuelles des données informatiques sur un support distinct (disque dur externe, disquette, CD, clé USB…)et une sauvegarde annuelle des comptes sur CD ou DVD en plus d’une version papier.

Titre VII – Dispositions diverses

Article 25 – Modification du règlement intérieur

Le règlement intérieur de l’association Sos Boubous est établi par le conseil d’administration, conformément à l’article 27 des statuts.

Il peut être modifié par le conseil d’administration, sur proposition de 10 % des membres. Il sera alors mis à l’approbation de l’assemblée générale ordinaire suivante.

Modifié et approuvé en Assemblée Générale Ordinaire du 6 octobre 2021 portant sur l’année 2019.

A POULLAOUEN le 6 octobre 2021,